Yhä useampi meistä pohtii, miten hyödyntää tekoälytyökaluja omassa työssä. Parhaimmillaan tekoälytyökalut sujuvoittavat ja nopeuttavat työntekoa.

Tekoälypohjaisen keskusteluohjelma ChatGPT:n maksuttoman version julkaisu joulukuussa 2022 muodostui eräänlaiseksi vedenjakajaksi. Sen jälkeen ChatGPT:n ja sen kilpailijoiden, kuten Microsoft Copilotin ja kiinalaisen DeepSeekin käyttö on kasvanut vinhaa vauhtia. 

Tekoälysovelluksia kehitetään nyt niin nopeaa tahtia, että toimivimpien sovellusten tunnistaminen tuhansien vaihtoehtojen joukosta on vaikeaa. Pyysimme kahta tekoälyvalmentajaa – Taina Norhaa ja Terho Tirkkosta – poimimaan parhaat sovellukset tietotyötä tekevälle. 

Norha ja Tirkkonen kehottavat testaamaan sovellusten ominaisuuksia viikoittain, sillä sovellusten kehitysvauhti on niin kova. Käyttäjäkunnassa alkavat nyt erottua ne, jotka ovat hieman testailleet mahdollisuuksia sekä ne, jotka aktiivisesti kehittävät tekoälyn käyttötapojaan.

Tarkista nämä asiat ennen kuin ryhdyt käyttämään tekoälyä työssä

• Selvitä, onko työnantajasi laatinut tekoälyn käyttöä koskevat säännöt. Varmista, millä tavalla tekoälysovelluksia, kuten esimerkiksi ChatGPT:tä, Microsoft Copilotia tai DeepSeekiä saa käyttää.  
   
• Jos käyttö on kielletty työnantajan tarjoamalla tietokoneella ja verkkoyhteydellä, voit kysyä, olisiko käyttö luvallista, jos sovelluksen datanhallinta olisi Yhdysvaltojen sijaan Euroopassa. Esimerkiksi ChatGPT:n Edu- ja Enterprise-asiakkaille tämä on mahdollista.
   
• Tekoälysovelluksen asetukset on suositeltavaa säätää sellaisiksi, että syöttämääsi materiaalia ei saa käyttää tekoälyn opetustarkoituksiin.  
   
• Huomioi tietoturvaan, yksityisyydensuojaan ja liikesalaisuuksiin liittyvät seikat, kun syötät tekoälysovelluksille materiaalia. 
   
• Tekijänoikeussuojattua materiaalia, kuten vaikkapa oppikirjatekstiä ei saa ladata tekoälysovelluksiin. Oman harkinnan mukaan sovelluksiin voi syöttää tekijänoikeussuojattua materiaalia ja teetättää siitä esimerkiksi tiivistelmän omaan käyttöön, kunhan sovelluksen asetuksista on kieltänyt materiaalin käyttämisen tekoälyn opetustarkoituksiin ja muistaa viitata alkuperäiseen tekijään. 
   
• Huomioi, että esimerkiksi ChatGPT voi antaa virheellisiä vastauksia. Sovellus ei kerro, jos siltä uupuu tiedot jostakin asiasta, vaan se koostaa aina jonkinlaisen vastauksen. 
   
• Muista, että tekoälysovellusten käyttö, kuten muukin internetin käyttö kuluttaa luonnonvaroja. 
   
• Tekoälysovelluksia koulutetaan joskus vuodenkin vanhalla datalla. Siksi Google-haku tai Microsoft Bing -haku antavat ajantasaisemmat tiedot.

– Tekoälysovelluksiin kohdistunut muutosvastarinta vuosi sitten huolestutti minua. Toki kannattaa olla varovainen uusien asioiden kohdalla ja itsekin opetan varovaisuutta. Mutta kategorinen kieltäytyminen ei tule kantamaan, sanoo tekoälykouluttaja Taina Norha

Opettele promptaamaan 

ChatGPT:n kaltaisten tekoälysovellusten käyttäminen edellyttää promptaustaitoja. ChatGPT ja esimerkiksi Googlen julkaisema Gemini ovat keskustelubotteja, joiden kanssa käyttäjä käy dialogia. 

Promptatessa annat sovellukselle lähtötiedot tilanteesta: mihin kaipaat apua ja mikä on tavoitteesi. Tarvittavia taustatietoja syöttäessäsi vastaa vaikkapa kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja millaisin päämäärin.

– Rakenna prompti aina omaan tilanteeseesi sopivaksi. Pyri pääsemään ohjelman kanssa jutustelutasolle, sanoo Taina Norha. 

Promptaamisessa on kyse kulloisenkin asian sijoittamisesta kontekstiin. 

– Kerro esimerkiksi, missä roolissa ja millaisessa organisaatiossa työskentelet, mitä sinun pitäisi saada aikaan, mikä on toisin sanoen tavoite ja mikä vaikkapa kohderyhmä. Voit myös pyytää muotoilemaan vastauksen vaikkapa sellaiseksi, että lapsikin sen ymmärtää.

– Kerralla ei tarvitse kehittää mahtipromptia, vaan voi iteroida eli kierros kierrokselta antaa lisäohjeita ja muutostoiveita, Norha sanoo. 

Käyttötavat tarkemmassa tarkastelussa

Keskustelulle ja dialogille perustuvia chatbotteja tai kielimalleja kuten ChatGPT, Gemini, Claude ja eurooppalainen Mistral voi käyttää ideointiin, sparrailuun ja suunnittelemiseen. Mitä enemmän ajattelua ja ideointia oma työ sisältää, sitä hyödyllisempää sparrailu voi olla.

Voit pyytää antamaan vastauksen tekstinä, listana, taulukkona, diaesityksenä tai vaikkapa sarjakuvana, runona, dialogina, aikajanana, emojeina, koodina, kuvina tai ohjelmasta riippuen erilaisina tiedostomuotoina, kuten Excel- tai csv-tiedostona.  

Ideointi

Onko tehtävänäsi ideoida ja toteuttaa jokin tapahtuma? Kerro tapahtuman kohderyhmästä, tyylistä, mahdollisista ohjelmanumeroista, sisällöstä, tavoitteista ja aikataulusta. Kysy myös, mitä riskejä järjestelyissä olisi hyvä osata huomioida. 

Asetitteko kehityskeskustelussa jotkin tavoitteet seuraavalle vuodelle? Kysy tekoälyltä apua keinoihin päästä näihin tavoitteisiin.

Tekoälyltä voi kysyä ideoita esimerkiksi projektien nopeampaan läpivientiin, pienempään asiakaspoistumaan, suurempaa myyntiin, kannattavampaan liiketoimintaan, parempaan henkilöstötyytyväisyyteen tai sujuvampaan tarjoustentekoon. Tekoäly on taitava analysoimaan esimerkiksi myyntidataa. 

Sisällöntuotanto

Tekoälylle voi syöttää esimerkiksi omia tai oman organisaation blogikirjoituksia, asiantuntijatekstejä tai uutiskirjeitä ja pyytää luomaan uutta materiaalia samalla sävyllä ja tyylillä. Tekoäly voi auttaa esimerkiksi sähköpostien, tiivistelmien tai listojen laatimisessa. 

Projektisuunnittelu

Kerro tekoälylle lähtökohdat ja tavoite sekä muut olemassa olevat relevantit tiedot tai esimerkiksi lait, jotka projektissa on huomioitava. Tekoäly voi auttaa aikatauluttamisessa, välivaiheiden ja osatehtävien laatimisessa, tehtävälistojen koostamisessa, dokumentoitavien asioiden tunnistamisessa ja projektin raportointiin liittyvissä yksityiskohdissa. ChatGPT Plus -versiossa on tarjolla erillinen projektiominaisuus. 

Neuvonanto

Tekoälyltä voi kysyä neuvoa esimerkiksi jonkin sovelluksen, kuten vaikkapa videoeditointiohjelman käyttöön. 

Tiedon siivilöiminen ja tiivistäminen

Tekoälyn avulla voi tiivistää, siivilöidä ja analysoida isoja tietomassoja. Tekoälyllä voi tiivistää ja jäsentää pikaviestiketjuja, sähköpostiketjuja, uutiskirjeitä tai laajempia teksti- tai videomassoja. Tekoäly osaa lukea myös kuvamuotoista dataa, kuten esimerkiksi kaavioita. 

– Tekoälysovellusten puhekäyttö tulee lisääntymään paljon. Se, että tekoälylle puhutaan voi olla virkistävää kaiken tietokoneella näpyttelyn sijaan, sanoo tekoälykouluttaja Terho Tirkkonen

Hyödylliset tekoälysovellukset

ChatGPT

Tekoälypohjainen yleistyökalu, joka on saatavilla ilmaisversiona sekä kuukausimaksullisena, mikäli ilmaiskäyttökiintiö täyttyy. 

Claude

ChatGPT:n kaltainen keskustelubotti, joka avustaa kirjoittamisessa, ohjelmoinnissa ja tiedon analysoimisessa.

Microsoft Copilot

Tekee esimerkiksi Teams-palaverista tarkat muistiinpanot. Kun Copilot on integroitu yrityksen M365-sopimukseen, toimii se kaikkien Office-sovellusten sisällä apuna. Copilot voi laatia Word-dokumentin tai Powerpoint-esityksen haluamastasi aiheesta, tehdä Excel-taulukkoon tarvittavat kaavat tai koostaa yhteen useamman raportin tiedot. 

Google Gemini 

Tekoälyavustaja, joka auttaa sisällöntuotannossa kuten kirjoittamisessa, ideoimisessa ja tiedon analysoimisessa. 

Midjourney

Tekoälypohjainen kuvageneraattori, joka luo visuaalisia tuotoksia annetun promptin pohjalta. Sovellusta voi nykyisin promptata myös suomeksi. 

DeepL

Käännöstyökalu, jossa on lisämaksusta tarjolla myös esimerkiksi laki- ja terveydenhoitoalan sanastoa. 

Fireflies

Sovellus, joka koostaa esimerkiksi kokouksesta muistiinpanot tekstimuodossa ja listaa sovitut tehtävät eli kuka lupasi tehdä mitäkin. Tehtävät voi siirrättää automaattisesti projektinhallintajärjestelmään, kuten esimerkiksi Trelloon tai Google Drive -kansioon. 

Canva

Visuaaliseen suunnitteluun käytettävä sovellus, jossa on myös tekoälyominaisuuksia.

Google NotebookLM

Laatii tiivistelmiä, jäsennyksiä ja muistiinpanoja erilaisten materiaalien pohjalta. Muuttaa tekstejä äänimuotoon ja luo tekstimassan pohjalta englanninkielisen podcastin. Sovellukselle voi syöttää satoja tietolähteitä, kuten vaikkapa videoita, joiden annin se tiivistää tekstiksi tai podcastiksi. NotebookLM voi myös luoda interaktiivisen miellekartan, mikä on hyödyllinen ominaisuus useiden eri tiedostojen sisältöjen ymmärtämiseen (esim. tuoteportfolio tai henkilöstöohjeet). Miellekartat eli mindmapit voi ladata koneelle png-kuvina.

Perplexity

Perplexity on tekoälypohjainen hakukone, joka yhdistää perinteisen tiedonhaun ja tekoälyn kyvyn ymmärtää monimutkaisia kysymyksiä. Se hakee tietoja suoraan internetistä ja sen vastaukset ovat siksi ajantasaisempia kuin perinteisempien tekoälysovellusten, joiden koulutusdata päivittyy toisinaan suurellakin viiveellä.

Tiedonhaun rajausta voi tarkentaa työkalulle ensimmäisten hakutulosten jälkeen. 

BlockSurvey

Laatii annettujen lähtötietojen pohjalta suomenkieliset kysymykset esimerkiksi jonkin koulutustilaisuuden etukäteiskyselyn pohjaksi. 

There's an AI for that

Verkkosivusto, jolla voi suodattaa ja etsiä tekoälysovelluksia eri työtehtävien tai ammattien perusteella.

***

Teksti: Iida Ylinen    Kuvat: Jani Laukkanen

Artikkeli on julkaistu ASIA-lehdessä 2/2025