Muutosneuvottelut myllertävät mieliä ja muuttavat työnteon arjen

Sun, 11 May 2025 07:00:00 +0300
Työelämä

ASIAn jäsenistölleen teettämän kyselyn vastaukset osoittavat, miten monella tavalla muutosneuvottelut vaikuttavat niin yksittäisiin työntekijöihin kuin koko organisaatioon. Kun muutosneuvottelut päättyvät, alkaa todellinen tulikoe ja työarkea koskeva muutosten sarja.

"Muutokset vaativat aina sopeutumista. Ne vievät energiaa ja voimia”, sanoo työterveyspsykologi Heli Hannonen Työterveyslaitos TTL:stä.

Muutosneuvottelut aiheuttavat pelkoa väen vähentämisestä ellei ole erikseen ilmoitettu, että irtisanomistavoitteita ei ole.

"Muutosneuvottelujen hankaluus on se, että ne kestävät viikkoja tai kuukausia ennen kuin päätöksiä tehdään. Epävarma aika kuormittaa, kun ei ole mitään mihin sopeutua."

Epävarmuuden keskellä Hannonen kannustaa pitämään huolta omasta palautumisesta ja työmäärän kohtuullisuudesta. "Vapaa-aikaa pitää olla riittävästi. Tee asioita, jotka tuovat mielihyvää ja lisäävät voimavaroja."

Hannonen kannustaa tarkastelemaan muutosneuvotteluiden aikaista tilannetta siltä kantilta, mihin asioihin voi itse vaikuttaa ja mihin ei. "Jos tapahtuu muutoksia, joihin itsellä ei ole vaikutusmahdollisuuksia, on energiantuhlausta miettiä niitä hirveästi. Jos muutosneuvottelut hoidetaan hyvin, ihmisille annetaan mahdollisuudet vaikuttaa asioihin. Ehkä tarjolla on mahdollisuus toimia muutoksia valmistelevissa ryhmissä. Niihin kannattaa mennä mukaan."

Työterveyslaitos TTL:n työterveyspsykologi Heli Hannonen kouluttaa työterveyshuollon ammattilaisia sekä työpaikkojen edustajia psykososiaalisesta kuormitus- ja voimavaratekijöistä. "Keskeistä muutosneuvotteluissa on, että työpaikalla ja työterveyshuollossa tarjotaan tukea aktiivisesti ja toistuvasti. Tukea tarvitsevat sekä irtisanotut että työpaikassa jatkavat”, hän sanoo.

***

Muutosneuvottelut vaikuttavat työyhteisöihin voimakkaasti. ASIAn jäsenistölleen teettämän kyselyn vastauksissa päällimmäisinä tunnetiloina muutosneuvotteluiden päättymistä seuranneena työpäivänä mainittiin suru, hämmennys, epävarmuus, turhautuneisuus ja helpottuneisuus.

Suunnaton kiukku.

Vihaisuus 16 vuoden työuran päättymisestä yhtiössä, jossa olin jatkuvasti joustanut.

Sekava ja vastauksia etsivä.

Kuulin irtisanomisestani vappuaattona iltapäivällä Teamsissä. Vappujuhlat meni itkiessä ja epätodellisessa olotilassa.

Monissa vastauksissa toistui helpottuneisuus oman työpaikan säilymisestä, mutta suru potkut saaneiden puolesta. Turvallisuuden tunne koki monella kolauksen. Hyviä työntekijöitä joutui lähtemään, eikä oikein kukaan tiennyt, miten töiden järjestely onnistuu jäljelle jäävien kesken.

Esihenkilön rooli korostuu

Muutosneuvotteluiden aikana työntekijöiden vaihtuvuus kasvaa. Ne, jotka voivat helposti työllistyä muualle, saattavat vaihtaa työpaikkaa.

Lähiesihenkilön rooli muutosneuvotteluiden aiheuttaman kriisitilan aikana suuri. "Esihenkilön pitää olla saatavilla, vaikka hänellä olisi paineita osallistua kokouksiin siellä, täällä ja tuolla. Jos oven pielessä palaa aina punainen valo, se ei rohkaise keskustelemaan. Esihenkilön on huolehdittava siitä, että palaverit ovat riittävän väljiä keskustelun syntymiselle”, Hannonen sanoo.

Esihenkilön tehtävänä on tarjota keskusteluhetkiä ja kysyä mitä kuuluu, miten pärjäätte, millaista tukea tarvitsette. Keskustelua kannattaa suunnata myös niihin asioihin, jotka ovat hyvin.

Vaikka esihenkilö olisi kuinka kuormittunut, on tärkeää että hän käyttäytyy asiallisesti ja ystävällisesti. "Esihenkilön pitää hakea tukea myös omalle jaksamiselleen. Kannattaa keskustella vertaistensa kanssa tai hakea tukea HR:stä. Esihenkilön työ muutostilanteissa on äärimmäisen raskasta ja kuormittavaa."

Edessä uusi arki

Kun muutosneuvottelut on saatu päätökseen, näyttää monen työarki kovin toisenlaiselta kuin ennen. Kaoottisuus ja epäselvyydet työnjaossa toistuivat monissa ASIAn kyselyn vastauksista.

Tuntui kuin olisi käyty joku sota ja nyt oltaisiin työyhteisön raunioilla yrittämässä rakentaa jotain uudestaan.

Hallitsematon muutos johti hämmennykseen ja muutosvastarintaan. Haikeus ja johtamaton työyhteisö veivät työtehon useiksi kuukausiksi.

Työtehtävien jakaminen vei todella paljon aikaa. Lähtijöiden työtehtävien kokonaisuus ei ollut kenenkään hallinnassa. Asiat jäivät "selvitystilaan", kun sopivaa osaajaa tai tekijää ei jäänytkään taloon.

Roolit, tiimit ja esihenkilöt vaihtuivat ja alussa kaikki olivat tavallaan hukassa. Vanhat suunnitelmat sai unohtaa ja palaverit perua. Uudet rutiinit piti rakentaa ja tottua uuteen.

Menetettiin pari avainosaajaa ja työmäärä ei suinkaan samalla pienentynyt.

Lähtijä vie mukanaan paljon hiljaista tietoa työtehtäviinsä liittyen, joskus jopa kaiken tiedon. Sen hankkiminen työtehtävää jatkossa hoitavalle vaatii oman aikansa, mikä lamauttaa toiminnan kehittämistä.

"Jäävälle työntekijälle muodostuva työtehtävien kokonaisuus voi olla sirpaleinen ja työmäärä saattaa lisääntyä. Joku ehkä joutuu ottamaan vastaan uudet tehtävät hyvin vähäisellä perehdytyksellä. Joku on iloinen siitä, että oma työ jatkuu, toisaalta suree työkavereiden lähtöä. Hankalia tunteita sovittaa yhteen päähän”, Hannonen summaa.

Samaan aikaan pitäisi pystyä tekemään tulosta.

Myynnillä oli kovat paineet saada kauppaa aikaiseksi.

Miten tästä eteenpäin?

Irtisanotun työntekijän mahdollisuuksiin päästä tilanteessaan eteenpäin vaikuttavat työyhteisön kulttuuri ja psykologinen ilmapiiri.

Ihmisten on vaikea suhtautua suruun työpaikalla. Koetaan, että työpaikalla pitäisi olla niin ammatillinen, ettei tunteille ole sijaa. Mutta eihän se niin mene. Työpaikka on monille se toiseksi rakkain asia perheen ja ystävien jälkeen. Kun siitä erotetaan pakolla, aiheuttaa se traumoja kaikille osapuolille, lähteville ja jääville.

Kunnioittavan keskustelukulttuurin luomisessa esihenkilö on tärkeässä roolissa. "Se, että töiden loppuminen ilmoitetaan yksipuolisella viestillä, on yksilön kannalta kohtuullisen tylyä. Jos ihmiselle tulee yllätyksenä, että hänet irtisanotaan, hän ei siinä tilanteessa osaa välttämättä sanoa yhtään mitään. Pitää tarjota mahdollisuus keskustella myöhemminkin”, Hannonen sanoo.

Irtisanomiskeskustelut pitäisi aina käydä kasvokkain. Hannonen kannustaa varautumaan ennakolta ihmisten erilaisiin tapoihin reagoida irtisanomiseen.

"Keskeistä on, onnistuuko välittämään myötätuntoa ja myötäelämistä."

Motivaatio lujilla, lähtijät vain katoavat

Monissa ASIAn kyselyn vastauksissa nousi esille muutosneuvotteluiden vaikutus motivaatioon.

Motivaatio laski, koska samat työt piti tehdä pienemmällä porukalla. Töiden uudelleen järjestely aiheutti osassa motivaation puutteen. Työmäärä lisääntyi oleellisesti.

Motivaatio oli alhaalla melkein vuoden. Juuri kun alkoi taas tuntua hyvältä, alkoi uudet muutosneuvottelut.

Luottamus työnantajaa ja esihenkilöitä kohtaan notkahtaa irtisanomisen toteuttamistavasta riippumatta, joten johtamisen suuri haaste muutosneuvotteluiden jälkeen on yrittää palauttaa työntekijöiden luottamus ja motivaatio.

Kyselyvastausten perusteella tyypillisintä oli, että lähtijöitä ei erityisesti huomioitu (40 %) tai että heille pidettiin vain henkilökohtaiset keskustelut oman esihenkilön kanssa (33 %). Toisinaan järjestettiin yhteinen tilaisuus (10 %). Muissa tapauksissa lähtijä saattoi esimerkiksi järjestää itse tilaisuuden toimiston ulkopuolella.

Lähdöt olivat nopeita ja yllättäviä. Henkilöstölle ei kerrottu lähtijöistä, piti seurailla Teamsin poissaoloviestejä viikon ajan, että kuka jäi ja kuka lähti.

Tiimin muutoksista ei tiedotettu mitenkään. Läväytettin vaan uusi organisaatiokaavio pöytään.

Kaikki lähtijät vain katosivat, mikä oli hämmentävää.

Monesti ei edes tiedä, ketkä on irtisanottu. Asia selvisi vasta jonkin ajan kuluttua, kun jostain asiasta ennen vastannutta kollegaa ei enää tavoita.

Toisinaan lähtijät hyvästeltiin yhdessä.

Jokaisen oman valinnan mukaan. Yhdelle läksiäiset vanhan tiimin kanssa, toinen lähti sanomatta. Lähtökeskustelu varmaankin kaikille.

Haavoittaviksi tavoiksi irtisanoa mainittiin esimerkiksi tapa ilmoittaa intrassa, ketkä jäävät. Tai kun ihmisen annetaan ymmärtää, ettei kompetenssilla tai panoksella ole mitään väliä, ainoa mikä merkitsee, on palkkakulut Excelissä.

Moni myös kaipasi perusteluita irtisanomiselle.

Jotenkin sitä kaipaa perusteluita, että miksi juuri minä.

Jos ei osoiteta myötätuntoa, eikä painoteta, että työlläsi on ollut merkitystä.

Itse koin ikäväksi sen, että minulle tuli neljän kuukauden työvelvoite. Se on aika rankkaa henkisesti.

Vaikka esihenkilöiden ja johtajien pitää välillä tehdä vaikeitakin päätöksiä, sen voi tehdä myös inhimillisesti toista ihmistä arvostaen. Kiittää työpanoksesta ja siitä, mitä hyvää hän on saanut aikaan. Kertoa, että vika ei ole hänessä, vaan että nyt organisaatiomuutoksen myötä sinun tehtäväsi loppuu.

Pitkä häntä

Muutosneuvotteluiden vaikutus ihmisiin on pitkä, joskus vuosia. Organisaatio, jossa on käyty rajut muutosneuvottelut ei ole sama organisaatio kuin ennen.

Muutosneuvotteluiden laahus on pitkä. Yrityksen johto lähtee siitä, että asia unohdetaan ja ruvetaan rakentamaan uutta tulevaisuutta, mutta suorittavassa portaassa suhtautuminen on skeptistä.

Muutosneuvottelut saatetaan toisinaan hoitaa hyvinkin taitamattomasti. "Sillä on vaikutusta työnantajakuvaan jatkossakin. Mitä työnantaja antaa, minä annan samalla mitalla takaisin. Muutosneuvottelut vaikuttava lojaliteettiin”, Heli Hannonen sanoo.

Työntekijöitä saattaa jäädä kalvamaan epävarmuuden ja epäreiluuden tunne pitkäksikin aikaa.

Meillä loppujen lopuksi kaikki saivat pitää työnsä. Muutosneuvottelut vaikuttivat kuitenkin arkeen jättäen pelon tunteen koko työpaikkaan. Tätä tunnetta on kannettu nyt kolmatta vuotta ja vasta nyt näkyy, että siitä on päästy melkein yli.

Huono fiilis, luottamuspula ja tietynlainen pelon ilmapiiri vallitsivat pitkään organisaatiossa.

Kursiivilla merkitys kohdat ovat peräisin ASIAn jäsenistölleen teettämästä kyselystä huhtikuussa 2025. Kyselyyn vastasi 63 ASIAn jäsentä.

Muutosneuvotteluiden aikana tiedontarve on suuri

TTL:n työterveyspsykologi Heli Hannonen muistuttaa, että muutosneuvotteluiden aikana tiedontarve on suuri. Vaikka asioista olisi tiedotettu, ne saattavat unohtua nopeasti. "On tärkeää, että viestiä toistetaan ja että se tulee monen kanavan kautta. Ei riitä, että intrassa on kolmen kuukauden takainen tiedote. Viestinnän pitäisi myös aina tarjota mahdollisuus kaksisuuntaisuuteen. Yhteisissä tiedotustilaisuuksissa on mahdollisuus kysyä."

"Työpaikalla voidaan tukea selviytymistä epävarmassa tilanteessa viestimällä avoimesti tilanteesta. Jos ei tiedetä tai ei kerrota, alkavat huhut ottaa valtaa. Mitä uhkaavampi tilanne on, sitä hurjemmat huhut otetaan todesta."

Huhujen varassa ei kannata kärvistellä, vaan mieluummin kysyä niiltä, jotka tietävät. "Organisaation pitäisi muistaa tiedottaa myös silloin, kun ei ole mitään tiedotettavaa tai vasta aavistus siitä, milloin seuraavan kerran voisi olla enemmän kerrottavaa."

"Yksin tilannetta ei kannata jäädä missään nimessä murehtimaan. Keskustele työkavereiden kanssa, omien läheisten kanssa, hae apua työterveyshuollosta."

Osa voi kokea, että muutosneuvottelut käynnistivät kilpailun työpaikoista. "Tämä vaikuttaa siihen, millaisista asioista kokee voivansa keskustella ja miten. Työpaikalla on luottamusmiehiä, työsuojeluvaltuutettuja ja työterveyshuolto – voisiko heidän kanssaan keskustella?"

Lue myös

Tavoitteena mielekäs tulevaisuus
Uupumuksen rajamailla
Työelämän tietopankki: Työsuhteen päättyminen

Teksti: Iida Ylinen. Kuvat: Työterveyslaitos ja Adobe Stock. Artikkeli on julkaistu ASIA-lehdessä 2/2025.